» » » » 3 сервиса, которые сделают 2021 год для вас удобнее. Часть 1: Notion

3 сервиса, которые сделают 2021 год для вас удобнее. Часть 1: Notion


2020 год оказался для меня очень интересным с точки зрения новых сервисов и техник, которые я использовал чтобы повысить продуктивность во всех сферах жизни (бизнес, личная эффективность, здоровье и новые привычки, самообразование).

Поэтому я решил написать обзорную статью, в которой хотел бы поделиться своими открытиями года и выделить 3 онлайн-сервиса, которые сделали мой 2020й лучше и которые я часто буду использовать в 2021м.

Эту статью я написал в формате кейсов, чтобы на конкретных примерах наглядно показать как их можно использовать в обычной жизни, работе, самообразовании и каждый смог бы взять для себя то, что понравится ему.

Если вы захотите более подробно разобраться как на практике реализовать то, что здесь прочитаете – приходите на бесплатный онлайн-марафон “Как спланировать год, чтобы он удался”, на котором я подробно расскажу и покажу как настроить эти сервисы под свою жизнь.

ТОП-3 сервиса которые стали для меня открытиями года:

Notion – все самое важное в одном месте.

Я начал переводить всю свою активность и процессы из Evernote на Notoin прямо в начале года (8 января 2020). И параллельно смотрел все что было о Notion в интернете из обучающих видео на русском и на английском (и суммарно за год на изучение того как прокачать свой Notion я потратил около 23 часов времени + сотни если не тысячи часов работы в самом Notion)

Чем Notion лучше Evernote:

1.В Notion есть базы данных (они же очень продвинутые таблицы)

Помимо обычных заметок, в Notion есть базы данных в которых можно структурировать строки по меткам и фильтрам, а каждая строка – это еще и отдельная страница.

Мне это очень помогает для учета результатов и планирования деятельности как в личной жизни, так и в бизнесе.

Пример базы данных с сервисами которые я использую в ежедневной работе

2.В Notion есть содержание, автоматически формируемое из заголовков.

Cодержание любого документа из заголовков внутри него делается в 2 клика – это удобно использовать когда на лету составляешь конспект видео которое смотришь в онлайне, или например протоколов онлайн-встреч

Пример конспекта в Notion по базовым возможностям Kaiten

3.В Notion можно вставлять красивые Emoji (иконки) для оформления заголовков страниц.

Когда оформляешь страницы в Notion красивыми иконками и картинками, навигация по документам становится интуитивно простой и понятной. А это критически важный фактор для удобства работы с хранилищем заметок, когда количество заметок переваливает за сотни.

Пример оформления навигации по базе Notion с помощью иконок

4. В Notion можно встраивать видео в страницы

Это именно то, что нужно для баз знаний и корпоративных порталов с различными инструкциями.

Можно также делать страницы открытыми и публиковать их в интернете для всех желающих – т.е. Notion можно использовать как конструктор для веб-сайтов!

Пример инструкции с картинками, видео, автоматическим содержанием

5.Быстрые клавиши добавления новых блоков

В Notion существует множество блоков которые можно добавить на страницу (картинки, видео, файлы, таблицы и т.д.), а клавиша / позволяют добавлять эти блоки в два касания.

Добавление нового блока настраницу в 2 клика

6.Возможность бэкапов информации в Notion

В Notion можно делать бэкапы информации из меню настройки (Settings – Export all workspace content)

В течение 7 дней вы получите бэкап контента к вам на почту в формате HTML (а если хотите в виде PDF – то это доступно только на тарифе Enterprise) – подробнее об экспорте в Notion написано здесь: https://www.notion.so/Workspace-settings-security-b0a64a148cad461cb6e9df74f7372ecf#0170d71c03c74bfe97e5b0f750014848


Как я использую сейчас Notion

Личный дневник со всеми достижениями, вопросами, идеями и т.д.

(он сделан в виде базы знаний и наполняется каждый день)

Фрагмент моего цифрового ежедневника с достижениями, мыслями идеями

Еженедельник со всеми делами по дням недели

Notion очень удобен для личного планирования дел и задач – с помощью баз данных с видом в виде доски канбан и фильтров удобно структурирую план на неделю)

А когда под каждое дело выделяешь отдельную карточку, то там удобно прикреплять разнообразные заметки / фото / видео которые касаются этого дела.

Пример вида с планом на день моего еженедельника в Notion

Конспекты любой информации (лекций, онлайн-совещаний, книг и т.д.)

По ходу конспектирования размечаю текст заголовками, вставляю на ходу скриншоты и получается очень подробный документ с которым работать одно удовольствие

Пример конспекта вебинара со вставленными скриншотами

Календарь контента

Использую таймлайны и календари для планирования и выпуска контента

Пример отображения карточек в виде календаря – удобно для планирования событий или организации контент-календаря например
Пример календаря с повторяющимися встречами

Базы знаний для бизнес- проектов

Используем всей компанией сейчас Notion как корпоративную базу знаний, работу с клиентами, управление проектами.

Пример оглавления в базе знаний бизнес-проекта организованной с помощью Notion

Что неудобно в Notion

Офлайн работа:
В Notion пока нельзя работать офлайн (поэтому приходится загружать страницу с документом и потом с ней работать, а изменения загружаются уже когда появится интернет. Но если вы вдруг заходите открыть новую страницу, то увы она не откроется без интернета)

Копирование текста внутри заметок с телефона
Т.к. в Notion каждая строчка – это блок, то при выделении текст с телефона, выделяется отдельный блок, а не весь текст, и выделить и скопировать несколько строчек из текста невозможно (

Аудио заметки, и рукописный ввод
В Notion нельзя на ходу сделать аудио-заметку или нарисовать что-то от руки ,поэтому от Evernote я пока совсем не отказался))

Нет Api (но скоро обещает появиться)
Сложный внешний вид для работы в команде

Фильтры сложны визуально
в базах данных настраиваются для большинства непосвященных людей очень неочевидно.

Формулы неочевидные
В Notion очень своеобразные формулы, и порой не хватает привычных формул как в Google-таблицах


Выводы о Notion:

Notion очень классный инструмент для структурировать любых сфер жизни, а также для совместной работы. Но!

а) в нем пока нет офлайн работы и я по-прежнему использую Evernote когда веду конспект в дороге

б) личные данные (такие как пароли например) я бы в нем хранить не рекомендовал

в) делайте периодически бэкапы информации, которую вы сохраняете, если она вам дорога.

г) используйте Notion как очень удобный навигатор по контенту, но устраивать из него хранилище – тоже не очень хорошая идея, т.к. по отзывам коллег из русскоязычного сообщества Notion в Telegram, Notion начинает тормозить когда там становится тысячи заметок. Поэтому заливать в Notion все понравившиеся веб-страницы сомнительная идея – лучше делать на них ссылки 😉

д) в Notion нет специализированных функций, присущих программам для управления проектами, например Спринтов, Тайм-трекинга, Ограничения задач в работе и т.д. – поэтому для управления проектами в команде мы используем Kaiten, но об этом будет еще отдельная статья 😉

В завершение хочу пожелать вам удачи в покорении информационного хаоса!

В следующей статьей рассмотрим замечательный сервис для визуализации любых процессов и информации с помощью онлайн-досок – Miro

Если вам понравилась эта статья – поделитесь ей пожалуйста со своими друзьями!

P.S. Подробнее о работе всех перечисленных сервисов я расскажу в бесплатном онлайн-марафоне “Как спланировать год, чтобы он удался”,

Что еще посмотреть по Notion

На английском:

1.Официальная база знаний о Notion составленная в самом Notion – здесь максимально подробно на английском о Notion

Отдельно стоит там выделить подборку шаблонов на Notion на все случаи жизни: https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d

2.Marie Poulin – эксперт в области Notion, ведет свой YouTube-канал где публикует интересные кейсы использования Notion

3.Tomas Frank – популярный блоггер, который регулярно публикует интересные видео о личной эффективности – также выпустил несколько видео о том как он использует Notion в своей жизни.

На русском:

1.Русскоязычное сообщество Notion в Telegram: @ru_notion

2.Видео-курс с основами Notion от Артема Дзюбы – отлично подойдет для тех кто начинает знакомство с Notion

3.Николь Шахбазян – автор телеграм-канала о мозге и психологии “Ты ж биолог”, тоже делилась своими интересными практиками использования Notion

С уважением Александр Цыглин,
основатель Мастер Продуктивности и проекта SkillsMarketplace.ru
(Facebook / Linkedin / Instagram / Youtube)